最大のメリットは待ち時間が可視化できること

「matocaを導入してから、待ち時間が可視化されて患者さんからの問い合わせが減りました。番号札を発券する時点でだいたいの待ち時間がわかるので、受付時にお伝えしています。診療時間の約15分前に呼び出すように設定していて、それまで自由に外出してもらっています」

そう教えてくれた盛島さん。「飲食店でよく見かける順番呼び出しシステムを医療機関でも使えないだろうか」と考えた上里理事長がmatocaの導入を決めたそうで、耳鼻科、そして沖縄という風土がもつお悩み解決に、大いに役立っていると言います。

「耳鼻科は患者数が多くて会計にも時間がかかるため、どうしても患者さんを待たせてしまいます。当院でも1日に100名以上の患者さんを診察しており、特に日曜日は近隣のクリニックがお休みのため患者数が増えて、診療開始から1時間程で受付枠が埋まってしまうほどです。スムーズな受付対応にmatocaは一役買ってくれています。

これは沖縄あるあるなのですが、電車がないため患者さんのほとんどが車で来院されます。駐車場は約30台分用意していますが、すぐに足りなくなってしまうんです。そのため、番号札をお渡しする時に『診察までこれだけ時間があるので、外出してお待ちくださいね』と声をかけて、待ち時間を自由に過ごしてもらうようにしました。買い物に行かれたり、自宅に帰られたり、matocaのおかげでクリニックの外に出てもらうことができるので、待合室だけでなく駐車場の混雑も緩和されて助かっています」

LINE公式アカウントの登録者は4倍の12,000人に！使い勝手も高評価

インスタグラムやX（旧Twitter）などのSNSは利用していない、かつれん耳鼻科クリニック。情報発信はLINE公式アカウントを使って行っています。matocaの整理券をLINEに登録すると、自動的にLINE公式アカウントにも登録されるため、matoca導入前よりも円滑に情報発信ができるようになりました。

「開院2年目の頃はLINE公式アカウントの登録者は3,000人程でした。matocaを導入してからは順調に登録者が増えて、5年目の現在（2025年4月取材時）では12,000人程になりました。開院してからしばらくは口コミで新しい患者さんが増えていましたが、昨年あたりから再診の患者さんが増えてきましたね。地域に定着してきたことがうれしいですし、matocaの使い方の説明をする必要も減ってきたのでありがたいです」と盛島さんは教えてくれました。

LINE公式アカウントでどのような情報を発信しているのか尋ねると、盛島さんから2つ目の沖縄あるあるが出てきました。

「毎月の診療スケジュールのほか、アレルギー検査やCT機器の導入など、新しい情報をお知らせする時に活用しています。

いちばん大事なのは、臨時休診の案内ですね。みなさんご存じの通り、沖縄は台風がとても多い地域です。住民のみなさんは慣れっこで、台風が近づいていても外に出られる方が多くて……。当院では、患者さんはもちろん、スタッフの安全を守るためにも、危ないと判断したら、すぐに休診しています。そのため、LINEを使って迅速に情報発信ができるのは大きなメリットです」

オリジナルポスターを作って患者さんに呼びかけ、LINE登録率は100％！

かつれん耳鼻科クリニックの公式サイトを開くと、大きく掲載された『LINE呼び出し機能設定』の画像が目に留まります。院内にも掲示されているこのポスターは、かつれん耳鼻科クリニックのスタッフが作成したオリジナルのもの。matocaの登録方法を4ステップにまとめて、初めての人でもわかりやすく簡単に利用できるように作られています。

「受付で患者さん全員に必ず声かけをするようにしています。登録を断られたことは無いですね。登録の仕方がわからない方にはスタッフが丁寧に教えるので、その場でみなさん登録してくださります。
当院の患者さんの半数はお子さんです。30代～50代のスマホを使い慣れたママさんが多いことも、LINEを利用するmatocaを選んだ理由のひとつです。新しいアプリをダウンロードすることに抵抗がある方でも、普段から使用しているLINEであれば、すんなりと利用してくださると考えてmatocaを選びました」と、盛島さんは語ります。

患者数が多く診察時間・待ち時間の管理をしたいクリニックにmatocaはおすすめ

系列医院のみはら耳鼻科クリニックでは2025年3月から、はえばる整形外科クリニックでは2025年4月から、どちらも開院と同時にmatocaを導入されたとのこと。matocaの便利さから「もっと多くのクリニックが導入すればいいのに」と、盛島さんはしみじみと口にします。

「matoca導入前は、受付スタッフによるおおまかな待ち時間の案内しかできておらず、院内で1～2時間お待ちいただくこともありました。matocaを導入した現在は『待ち時間がわかるようになってうれしい！』と導入前の状態を知る患者さんからも大変よろこばれています。」

当院ではmatocaで患者数を管理できるようになったことで、受付終了時間がコントロールしやすくなり、診療時間内で診察できる人数のみ受け入れることが可能になりました。残業がほとんどなくなったことでスタッフの負担が減り、より丁寧に、ひとりひとりの患者さんと向き合えるようになりました。

人口の減少とともにクリニックの数も減ってしまい、ひとつのクリニックに患者さんが集中しているような地域に、matocaは向いていると思います。沖縄は順番呼び出しシステムを使っているクリニックがまだまだ少ないように感じています。これから利用するところが増えたらいいなと思います」

今後matocaに求める機能を伺うと、「web問診ができるようになればとても助かります」と、matocaのさらなる進化に期待を込めたご意見をいただきました。「クリニックに対する『めんどくさい・怖い・行きたくない』といったネガティブなイメージをなくしたい。そして、気軽に相談できる場として当院をライフスタイルに取り入れてほしい」と想いを語る、かつれん耳鼻科クリニック。matocaを利用して、クリニックをより快適で身近な存在に発展させていくことでしょう。


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取材・文　尾西美菜子