奈良県奈良市にあるひまわりクリニックは、内科や皮膚科、心療内科や循環器内科の診療だけでなく、毛髪外来や訪問診療・訪問看護などを展開し、さまざまな患者さんの治療にあたっています。同クリニックは、おもに皮膚科を受診する患者さんの待ち時間や、スタッフの残業時間に課題を抱えていました。患者さんやスタッフが抱える問題を解決するべく、2024年9月よりmatocaを導入。スタッフや患者さんからは好評だといいます。今回、ひまわりクリニック代表理事の今岡正行さんと、事務長の山中由美子さんにお伺いしました。

スタッフの残業時間の削減が実現

皮膚科を受診する患者さんが多く来院する、ひまわりクリニック。とくに夏場は、あせもや日焼け、虫刺されといった皮膚症状を訴える患者さんが多く来院し、診療時間が1〜2時間近く延長してしまうのが課題だったといいます。

「来院する患者さんの増加により、院内の待ち時間が増えていました。また、診療時間の延長にともない、スタッフの残業時間が長引いていた点も問題でした。受付時間を早めたり、予約制を検討したりしていたのですが、なかなか解決に至らず……」と、今岡さんは院内の課題を教えてくれました。

「matocaを導入し、整理券を発行したことで患者数をコントロールできるようになったため、診察時間を延長することがほとんどなくなりました。結果として、スタッフの残業時間が短くなり、働き方改革にもつながっています。ご家庭と両立して仕事をされているスタッフが多いため、『matocaを導入してからは終わる時間が一定になってありがたい』と好評です」と導入メリットを語ってくれました。

診療時間をコントロールしながら売上をキープ

matocaを活用して整理券を発行し、その日に受付できる人数を一定にすると、診療時間がコントロールできます。日によっては受付時間が短くなるため、「売上が減ってしまうのでは？」と懸念していた今岡さん。しかし、実際に運用してみると、減少することはなく前年同月比で101〜102％の売上が確保できたそうです。

「売上をキープしながらスタッフの残業時間の削減によって残業代が減らせたため、経営的にもプラスになっています」と今では不安が解消できているようです。

待合室の混雑の緩和にも貢献

従来は、皮膚科の患者さんがクリニック内で長時間待つケースがあり、入口から待合室にかけて混雑していました。しかし、matocaを導入してからは、かなり緩和できたといいます。

「LINEを活用して患者さんを呼び出せるようになったので、患者さんが院内で待たなくてよくなり、混雑が緩和されました。患者さんが駐車場や自宅で待機できるようにもなったので、院内で立ったまま待つことがなくなり、負担軽減にもつながったと思います。また待ち時間の間に買い物へ行ったり、お子さんを迎えに行ったりできるので、『待ち時間が有効活用できるようになった』と喜んでいる患者さんもいました」と語る今岡さん。患者さんもmatocaの導入に満足しているようです。

呼び出し時間に関する質問対応が減って1ヶ月で10時間以上の削減に

「matocaを導入する前は、患者さんから『あと何分で診察が受けられる？』『あと何組待てばいいの？』といった質問を受けることが多く、その都度わざわざ診察室に入って患者さんの待ち組数を確認してお伝えしていました。結果、患者さんへの回答に1日30分程度かかっていましたね……」と山中さんはいいます。

「matocaを導入したことで、患者さん自身がLINEを使って待ち時間を確認できるようになったので、呼び出し時間の質問に対応する時間が削減でき、スタッフの業務効率の改善につながっています。ちなみに、患者さんから呼び出し時間に関する質問を受けたときの今までの対応時間は、週で計算すると3時間、1ヶ月でカウントすると10時間以上です。これだけの時間が削減できたのはありがたいですね」とメリットを語ってくれました。

今後はLINEからの発券機能を活用して患者さんの負担を減らしたい

matocaを導入してから、受付時間が17時で終了することもあれば、18時半まで対応できる日もあり、患者さんの反応として戸惑いがあったといいます。「せっかく来たのに治療が受けられなかった」という患者さんをなくすために、今後はmatocaの強みの1つであるLINEからの発券機能を活用した運用も検討しているそうです。

「現状ではクリニックにご来院いただきQRコード（整理券）を発券するしかなく、matocaの機能をフル活用できていません。今後はLINEからの発券機能を活用し、自宅にいながら順番待ちができる仕組みをつくることで、簡単に来院できない遠方の方やお仕事の関係で忙しい方の負担を減らしたいと思っています。とくに高齢の患者さんの場合、いきなり受付方法が変わると負担が増えてしまう可能性があるため、3〜4ヶ月ぐらいかけて少しずつLINEからの発券の運用を検討していきたいと思います」と今後のクリニックとしての運用方針を教えてくれました。

matocaを導入して院内の業務効率化や患者さんの負担軽減が実現できた、ひまわりクリニック。残業代の削減にもつながり、経営上のメリットも感じているようです。今後のmatocaに期待することをお伺いしたところ、「患者さんの待ち時間を計算して自動で受付終了する機能があると、ヒューマンエラーが減って良いですね」と教えてくださいました。

導入して3ヶ月目（2024年11月取材時）ですが、患者さんやスタッフからは好評とのことでした。今後も患者さんや働くスタッフの負担を減らすために、matocaを有効活用していく姿が期待されます。